Im Artikel "Betriebe gewerblicher Art (BgA) und Belegaufteilungsmerkmale Profitcenter, Segment, Funktionsbereich und Geschäftsbereich" wurde das Customizing für die beiden Belegaufteilungsmerkmale Geschäftsbereich und Segment näher eingegangen.

Beide wurden im Zusammenhang einer Belegaufteilung / Belegsplitt mit der Darstellung eines Betriebes gewerblicher Art vorgestellt.

An dieser Stelle soll noch einmal etwas ausführlicher das Merkmal Segment beschrieben werden.

Grundsätzlich werden Segmente, sofern das neue Hauptbuch und die neue Profitcenterrechnung aktiv sind im Customizing (Transaktion SPRO) innerhalb folgenden Pfades angelegt werden:

• Unternehmensstruktur
• Definition
• Finanzwesen
• Segment definieren

angelegt werden. Im gleichen Pfad werden auch Gesellschaft, Funktionsbereich oder auch Geschäftsbereich definiert.

IM Darauf folgenden Dialog Sicht "Segmente für Berichterstattung" ändern kann der Pflegeview V_FAGL_SEGM bearbeitet werden. Alternativ können entsprechende Segmente auch durch die Transaktion SM30 und den View V_FAGL_SEGM bearbeitet werden.

Die Segmente werden in der Tabelle FAGL_SEGM und FAGL_SEGMT gespeichert.
Dabei kann der Schlüssel des Segment 10 Zeichen umfassen (Tabelle FAGL_SEGM und Feld Segment) und die Beschreibung insgesamt 50 Zeichen (Tabelle FAGL_SEGMT und Feld Name). Die Segmente selbst sind dabei mandantenabhängig gespeichert und die Tabelle kann per Customizing Transportauftrag übertragen werden.
 

Ableitung Segment über die Profitcenterrechung FIN_PCA

Nachdem die Segmente angelegt sind können diese direkt einzelnen Profitcentern zugeordnet werden. Dies ist in folgender Abbildung ersichtlich.


Im Beispiel haben wir zwei Segmente ("Segment A" und "Segment B") und jeweils Profitcenter, die unterhalb des jeweiligen Segments zugeordnet sind.

Im Beispiel sind im Profticenter "P101" und Profitcenter "P102" das "Segment A" und im Profitcenter "P103" das Segment "Segment B" hinterlegt.

Bei der Pflege eines Profitcenters mit der Transaktion KE51 (Anlage) oder KE52 (Ändern) kann ein Segment als Stammdatum unterhalb der Grunddaten dem Profitcenter hinterlegt werden.

Im Beispiel werden einzelnen CO Objekte wie die Kostenstellen "101" und "201" aber auch die Innenaufträge "302001" bis "302006" über das zugewiesene Profitcenter entsprechende Segmente zugeordnet.

Nun haben wir hier aber die beiden Innenaufträge "302002" am Profitcenter "P101" und "302004" am Profitcenter "P102", die nicht länger dem Segment A zugeordnet werden sollen.

Es soll jedoch die Zuordnung zum Profitcenter aus Gründen des einheitlichen Berichtswesens und wegen bestehender Berechtigungen beibehalten werden.

Das Feld Segment im Profitcenter ist kein zeitabhängiges Feld, was bedeutet, dass beide Profitcenter über den gesamten Gültigkeitszeitraum zugeordnet sind und hier Änderungen nur möglich sind, sofern keine Bewegungsdaten am Profitcenter vorhanden sind (siehe SAP Hinweis 1037986).

Sofern noch keine Bewegungsdaten vorhanden sind kann nach SAO Hinweis 940721 über die Tabellenpflege (SM30) der View V_FAGL_SEGM_PRCT bearbeitet werden und hier für den jeweiligen Mandaten das Flag (Feld SEGMENT_PRCTR_MD) aktiviert werden. Sofern keine Bewegungsdaten im Profitcenter vorliegen kann nun mit der Transaktion KE52 das Segment geändert werden. Sollten doch Bewegungsdaten vorhanden sein bleibt das Feld ausgegraut.

Reorganisation von Segmenten bei bestehenden Ist-Daten

Sofern doch Bewegungsdaten vorhanden sind kann ab EHP6 untd aktiven neuen Hauptbuch eine Segmentreorganisation erfolgen. Vorraussetzung dafür ist die zusätzliche Business Function FIN_GL_REORG_SEG und Lizenzierung der SAP Landscape Transfordmation wodurch Segmentänderungen und Umbuchungen von Bewegungsdaten konsistent unter ECC durchgeführt werden. Nähere Informationen dazu liefert der SAP Hinweis 2205584 sowie allgemeine Informationen der SAP Hinweis 1686874.
 

Ableitung Segment durch Kundenerweiterung / Business-Add-In (BAdIs)

Eine andere Alternative ist das Segment nicht direkt über das Profitcenter sondern über ein Business Add-In abzuleiten. Dabei wird das BAdi FAGL_DERIVE_SEGMENT für das Segment und FAGl_DERIVE_PSEGMENT für das Partnersegment abgeleitet. Die entsprechende Ableitung ist im SAP Hinweis 686531 beschrieben und es kann auf alle Felder der Struktur COBL (Kontierungsblock) der Belegerfassung zugegriffen werden. Dabei stehen hier auch die Felder AUFNR für Innenauftrag und KOSTL für Kostenstelle zur Verfügung.

Nach folgender (absteigender) Hierarchie erfolgt die Fortschreibung des Segment auf den entsprechenden Beleg.

1. Manuell gesetztes Segment
   Hier ist es empfehlendeswert das Feld Segment in der Feldauswahlliste / Feldstatuspflege der Belegerfassung möglichst an hinterer Position zu setzen, so dass nicht aus Versehen das Segment abweichend zu den anderen Objekten überschrieben wird.
2. BAdI
   FAG_DERIVE_SEGMENT /
   FAGL_DERIVE_PSEGMENT
3. Stammsatz ds Profitcenters

Die Priorität 3 ist schon eingangs ebschrieben worden. Der Aufruf des BAdi erfolgt innerhalb des FUnktionsbausteins FAGL_SEGMENT_BELEGPOS_CHECK, so dass hier beim Belegaufbau im FI/CO die Ableitung erfolgt und anschließend die Beleginformation in allen relevanten Berichten im FI für die Hauptbuchsicht zur Verfügung steht.

Im oberen Beispiel soll nun per BAdI ein abweichendes Segment für die Innenaufträge 302002 und 302004 zugeordnet werden. Statt "Segment A" soll hier das "Segment C" als Beleginformation fortgeschrieben werden.

Die folgende Abbildung sollte dieses etwas klarer darstellen.



Im Beispiel sind die Innenaufträge weiterhin jeweiligen Profitcentern zugeordnet. Im Beispiel ist der Innenauftrag 302002 über das Profitcenter P101 und der Innenauftrag 302004 über das Profitcenter P102 jeweils dem "Segment A" zugeordnet.

Erfolgt jetzt jedoch eine Buchung, kann per BAdI abweichend zu der direkten Zuordnung per Profitcenter das "Segment C" als Beleginformation fortgeschrieben werden.

Denkbar ist eine solche Ableitung über eine kundeneigene Tabelle, in der Kostenstelle und Innenauftrag abweichende Segmente zugeordnet sind oder aber durch das Auslesen von Zusatzfeldern an Kontierungsobjekten.

Sollte ein Zusatzfeld an der Kostenstelle oder Innenauftrag gewählt werden, ist hier ein besonderer Blick auf die Zeitabhänigkeit zu werfen. Bei den Stammdaten von Innenaufträgen besteht hier erst einmal kein Betrachtungszeitraum, sodass allenfalls ein Startdatum als weiteres Zusatzfeld bearbeitet werden kann. Bei Kostenstellen oder auch Kostenarten kann die Zeitabhängigkeit mit unterschiedlichen Zeiträumen, ebenso wie beim Geschäftsbereich einzeln eingestellt werden.

Im Artikel "Zeitabhängige Felder für Stammdaten insbesondere bei Zusatzfeldern zum Beispiel für Hochschulfinanzstatistik innerhalb des SAP Modul CO-OM"  ist dies Thema und das entsprechende Customizing näher beschrieben worden.

Berichtswesen über Segmente

Mit Blick auf das Berichtswesen dürften zwei Bereiche besonders interessant sein. Die Bilanzbuchhaltung kann in der Bilanz/GuV (Transaktion S_ALR_87012284) durch die Freie Abgrenzung (Schaltfläche) das Feld Segment, ebenso wie das Feld Profitcenter, unter den Verkehrszahlen ausgewählt werden.

Daneben gibt es aber auch noch weitere Rechercheberichte, die im SAP Anwendungsmenü unterhalb des folgenden Ordners zu finden sind:

• Infosysteme
• Rechnungswesen
• Fiannzwesen
• Hauptbuch
• Infosystem (neu)
• Berichte zur Segment-Berichterstattung

Im Bericht Segment Plan/Ist/Abw. (Transaktion S_E38_98000092) können BUchungskreis, Segment und die Bil/GuV Struktur als Selektionsmerkmale ergänzend zum Kostenrechnungskreis und Ledger ausgewählt werden.

Im Abschnitt "Finanzbuchhaltung / Ledgerkonzept" ist das Thema unterschiedliche Ledger ebenfalls beschrieben.

An dieser Stelle nur eine erläuternde Abbildung zum Thema:


Ausführlichere Informationen, auch in Hinblick auf S/4HANA sind im Artikel "Bisherige Erkennntnisse rund um SAP S/4HANA und FIORI aus Sicht Rechnungswesen CO und FI" zu finden.

Mit Blick auf SAP S/4HANA noch ein ergänzender Hinweis. Während der Geschäftsbereich in den FIORI-Auswertungen nicht zur Verfügung steht, kann das Segment, ebenso wie das Profitcenter auch in den FIORI Auswertungen genutzt werden.

Mit Blick auf die Auswertung eines BgA dürfte aber weiterhin die Bilanzbuchhaltung bei OnPremise auch weiterhin den SAP GUI nutzen.

Fazit

Auf die Besonderheiten bei der nachträglichen Einführung des Geschäftsbereiches werde ich ebenfalls noch eingehen, aber an dieser Stelle schon einmal der Hinweis welche Möglichkeiten durch die Nutzung von Segmenten oder die Segment-Berichterstattung vorhanden sind.
 

Im Artikel "Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum" bin ich auf die unterschiedlichen Status oder Statusse eines CO Innenauftrag eingegangen.

Systemstatus als Lebenszyklus eines CO-OM Innenauftrag

Der Systemstatus bildet dabei den Lebenszyklus eines Innenauftrages von der Eröffnung bis zum Abschluss eines Auftrags/Projektes dar. Dabei sind je nach Status unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge für einen Systemstatus gestattet.

Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:

• Eröffnet (Tabellenfeld AUFK-PHAS0)
  Hier ist der Auftrag angelegt, aber es können noch keine Istbuchungen durchgeführt werden.
• Freigegeben (Tabellenfeld AUFK-PHAS1  Freigabedatum AUFK-IDAT1)
  Hier sind fast alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge erlaubt
• Technisch abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS2  Freigabedatum AUFK-IDAT2) TABGL entspricht Systemstatus I0045 TABG
  Hier könenn keine Planänderungen mehr vorgenommen werden aber Istbuchungen sind noch möglich
• Abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS3  Freigabedatum AUFK-IDAT3) entspricht Systemstatus I0046 Abgeschlossen
  In diesem Status sind keine kostenrelevante betriebswirtschaftlichen Vorgänge mehr erlaubt

Den Lebenszyklus eines Innenauftrages ist in folgender Abbildung in unserem Buch Schnelleinstieg ins SAP Controlling vorgestellt worden.


Einzelne Status eines CO Innenauftrags (Lebensweg eines Innenauftrag)
Spannend dabei ist, dass dieser Lebensweg nicht nur in einer Richtung, sondern auch wieder auf die jeweilige vorherige Stufe (Status) zurück gelebt werden kann.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema CO Innenauftragsrechnung  ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

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Ebook ISBN: 9783960120346
 
 

Anwenderstatus

Neben den vom SAP System vorhandenen vorgegebenen Status inklusive der entsprechenden Zuordnungen können im Customizing aber auch eigene "Anwenderstatus" festgelegt werden, die über ein Statusschema auch eigene Anwenderstatus festlegen, die hier ebenfalls einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge festlegen und eine Vorgangssteuerung je Statusschema zuordnen.
Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Auftragsstammdaten
• Statusverwaltung
• Statusschemata definieren (Transaktion OK02)

Hier sind die einzelnen Status in einer Reihenfolge festgelegt, sodass in der Stammdatenverwaltung hier auch zwischen den einzelnen Status hin und her geschaltet werden kann. Über SPRINGEN->VORGANGSSTEUERUNG können nun einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt werden.

In der Definition der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) kann nun das Statusschema hinterlegt werden. Jeder diese Statusschemata ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.

Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle  JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.

Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufplanes für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.

Zusammenhang betriebswirtschaftlicher Vorgang (VRGNG) und Status

Wie bereits erwähnt können zwischen den einzelnen Status innerhalb der Stammdaten von CO Innenaufträgen über die Transaktion KO02 in der Registerkarte Status der Systemstatus und die entsprechenden erlaubte Vorgänge eingesehen und über die Pfeiltasten beim Systemstatus der entsprechende Status gewechselt werden.

Alternativ kann in der Transaktion KO02 über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Anwenderstatus
  • ein gepflegter Anwenderstatus für das CO Objekt (Innenauftrag)
• gesetzt werden oder per
  • Freigabe zurücknehmen (nachdem der Auftrag angelegt wurde)
  • Freigeben
  • Techn. abschließen
  • Abschließen
• ein entsprechender Status gesetzt werden oder
  • Sperre (Setzen) das Objekt gesperrt werden
  • Löschvormerkung (Setzen) der Auftrag zur Löschung vorgemerkt sein.

Insgesamt sind dieses die vorgegebenen Varianten zum Systemstatus, wobei der Anwenderstatus, wie im oberen Absatz beschrieben selbst gepflegt werden kann bzw. hier entsprechende betriebswirtschaftliche Vorgänge hinterlegt werden.

Für den aktiven (gepflegten) Innenauftrag in der Transaktion KO02 kann über

• (Mehr)
• Zusätze
• Erlaubte Vorgänge (UMSCH + F7)

eine Liste der erlaubten Voränge zu den aktuellen Systemstatus aufgerufen werden.

Dazu zählen auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge

• KEP Planeinzelposten schreiben
• KOAP Abrechnung Plan
• KOAS Belastung aus Abrechnung Plan
• RKP1 Planung Primärkosten
• RKP3 Palnung Sekundärkosten
• RKP4 Planung Statist. Kennzahlen

und weitere Vorgänge.

Je weiter der Status fortgeschritten ist, umso weniger VRGNG (Vorgänge) sind am Ende noch gestattet.

So könnte zum Beispiel im Status ABGS (Abgeschlossen) folgende Vorgänge noch erlaubt sein:

• BLOC Sperren
• BAB technisch abschließen
• KBFC Verfügbarkeitskontrolle
• LVMS Löschvormerkung setzen

Besonders interessant ist dabei, dass jeder Status zu setzen ebenfalls wieder ein eigener Status ist.

Im Beispiel wäre vor dem Status ABGS abgeschlossen der Status TABG technisch abgeschlossen zu setzen und entsprechend sind auch die anderen Systemstatus aufeinander aufbauend, wie weiter oben am Lebenslauf eines Auftrags zu sehen ist.

Pflege der Zuordnung von Systemstatus und betriebswirtschaftlichen Vorgang

Über die Transaktion BS22 Systemstatus pflegen oder den dahinter liegenden ABAP Report SAPMBSVB können die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge je Systemstatus gepflegt werden. Dieses sind alle im Paket DSV in der Verantwortung von SAP gepflegt, sodass bei einer Änderung hier darauf geachtet werden muss, dass im Rahmen eines Supportpackage diese Änderung nicht überschrieben wird.

Anhand der Transaktion BS23 Systemstatus anzeigen kann sich im Vorfeld die Einträge erst einmal angezeigt werden.

Die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge können über die Transaktion BS33 Vorgänge anzeigen und BS32 Vorgänge pflegen ebenfalls näher betrachtet werden.

In unseren Fall soll, nach einer erfolgreichen Plankopie der Innenaufträge, auf bereits abgeschlossenen Innenaufträgen noch Planabrechnung und Planumlage für eine Planrechnung durchgeführt werden.

Bisher musste dafür nach der erfolgreichen "Plankopie der Innenaufträge" per Massenpflege die relevanten Innenaufträge entsperrt werden, sodass hier eine Buchung möglich ist. Danach musste per Query wieder festgelegt werden, welche dieser Innenaufträge danach wieder abgeschlossen werden müssen.

Hilfreich war es hier per KOK5 sich eine Liste der relevanten später wieder zu ändernden Innenaufträge, wie im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" beschrieben abzuspeichern.

Da diese Änderungen immer wieder erfolgen und auch fehleranfällig sein können, insbesondere wenn die Daten an ein anderes System übertragen werden und dort als nicht abgeschlossen geführt werden, kam die Überlegung auf, ob nicht auch bei abgeschlossenen Projekten Planbelege zugelassen werden können.

Damit wären auch Auswertungen wie "Änderungsbelege zu CDHDR und CDPOST für SAP Objekte wie Stammdaten im Rechnungswesen (Report/Transaktionscode RSSCD100)" nicht mehr erforderlich.

Pflege Betriebswirtschaftlicher Vorgänge für Systemstatus I0046 Abgeschlossen (ABGS) oder I0045 Technisch abgeschlossen (TABG)

Nach Aufruf der Transaktion BS22 erhalten wir eine Übersicht aller im System vorhandener Systemstatus.

Hier kann auf den Eintrag I0046 ABGS abgeschlossen oder I0043 SPER Gesperrt  oder I0045 TABG Technisch abgschlossen  (ggf. muss hier in der Liste etwas geblättert werden) auch  per

• (Mehr)
• Springen
• Vorgangssteuerung

zum jeweiligen Status die einzelnen Betriebswirtschaftlichen Vorgänge per Kennzeichen zwischen folgenden Optionen gewechselt werden.

• Kein Einf
  "Kennzeichen: Vorgang wird nicht beeinflusst"
  Damit hat der Systemstatus keinen Einfluss auf diesen Vorgang
• Erlaubt
  Damit darf dieser Vorgang ausgeführt werden, wenn dieser Status gesetzt ist
• Warnung
  Hier erfolgt eine Warnmeldung, wenn dieser Vorgang durch einen Anwender ausgeführt wird (gelbe Meldung), aber der Vorgang ist weiterhin möglich
• Verboten
  Sofern der Status gesetzt ist, wird auch dieser Vorgang direkt unterbunden (rote Fehlermeldung).

Hier kann also für einzelne Vorgänge (wie oben aufgeführt) zum Beispiel von Verboten auf Warnmeldung für den Vorgang KOAP Abrechnung Plan gesetzt werden.

TR852 Hinweismeldung auf Änderung im Namensraum
Dieses ist allerdings eine Änderung im SAP Namensraum, so dass hier das entsprechende Objekt (Status des Innenauftrages) auch einen entsprechenden Hinweis (Meldungsnummer "TR852 - Führen Sie nur dringende Reparaturen in fremden Namensräumen durch") ausgegeben wird, dass dieses für drigenende Reparaturen und nach Rücksprache oder auf Anweisung des Namensraum inahber (SAP oder Software-Hersteller) erfolgen sollte.

Die hinter dieser Änderung liegenden Tabellen wird von SAP oder den Namensrauminhabender (Softwarehersteller) gepflegt. Eine Änderung ist als Modifikation zu betrachten und muss nach jedem update kontrolliert werden. Es sollte hier also bewust zwischen der BS22  als Modifikation oder der Nutzung eines Anwenderstatus entschieden werden. Der Anwenderstatus muss bewust gesetzt werden (vergleichbar zu SPERR) und wird nicht in der Tabelle AUFK festgeschrieben.
 

Fazit

Auch wenn durch die Anpassung der Systemstatus und Zuordnung von Vorgängen hier nun eine Planung auf eigentlich abgeschlossenen Projekten / Innenaufträgen erlaubt ist stellt sich die Frage, ob diese Abweichung vom Standard auch sinnvoll ist.


Gerade, wenn eine Planwerterfassung sei es zur Planung oder zu Abbildung von CO Budget vorhanden ist öffnet dieses die Möglichkeiten für etwaige Abweichungen.


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Berichtswesen im Controlling eingegangen und habe hier auch das Thema CO Budgetierung über Planwerte beschrieben.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.

Eine solche Anpassung sollte daher nicht nur im Controlling sondern auch im Berichtswesen besprochen und untereinander kommuniziert werden. Daneben ist natürlich auch darauf zu achten, dass nach einem Supportpackage Update auch diese Einstellung kontrolliert werden sollte.

Sinnvollerweise gehört dieses dann auch mit auf der Testfallliste, so dass etwaige Abweichungen, wie im Artikel "Änderungen und Nacharbeiten nach Einspielung SAP ERP 6.0 Enhancement Package 8 (EHP 8) insbesondere im CO" direkt auffallen.


Sinnvoll kann es hier sein den Status TABG für technisch abgeschlossen zu ändern, dass hier Planwerte gebucht werden können, so dass anhand des Status und der AUFK ersichtlich ist, dass das Projekt abgeschlossen ist aber sowohl Ist als auch Planwerte noch buchbar sind.

Gerade im Berichtswesen ist die Frage, was genau ausgewertet werden soll die Ausgangsfrage nach der dann unterschiedliche Berichtsanforderungen umgesetzt werden können. Eine der ersten Schritte ist die Definition von Gruppen um bestimmte Sachverhalte zusammenzufassen. Mit dieser Ausgangslage ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass die Pflege von Sets und die Auswertung von Stammdatengruppen schon häufiger hier im Blog ein Thema war.

Als Beispiele verweise ich hier gerne auf die Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" zur Auswertung einer interaktiven Auftragsgruppe, "Änderungsbelege für Stammdatengruppen im Customizing oder letzte Änderung über Query bspw. für Innenauftragsgruppen" oder aber auch eine Query zur Auswertung von Stammdatengruppen wie im Artikel "Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets" beschrieben.

Ausgangslage Finanzbericht über Leistungsbereiche für einzelne CO-OM Innenaufträge
Im Rahmen eines Hochschulberichtswesen hat es durch den Wechsel einer Budgetierungssystematik eine Vielzahl neuer Innenaufträge gegeben, die nun in eine bestehende Innenauftragsgruppe eingepflegt werden sollen. Dabei sind die bestehenden aber auch die neuen Innenaufträge zu ergänzen und später auszuwerten.

Die "Projekte" werden sowohl als Fond im Modul PSM-FM als auch als Innenaufträge im Modul CO angelegt. Dabei sind die einzelnen Projekte hierarchisch aufgebaut, so dass die Einzelwerte auf unterster Ebene einer Gruppe eingepflegt werden.

Beispiel: "Für bestimmte Projektmittel werden diese im Hochschulbereich zwischen dezentrale Projekte die auf einzelne Lehreinheiten verteilt werden und Zentrale Projekte die über bestimmte Leistungsbereiche oder Ordnungskriterien zu berücksichtigen sind." Zur Verdeutlichung einmal ein kleiner Ausschnitt aus einer solchen Gruppe.

• Dezentral
  • Lehreinheit 01
  • Lehreinheit 02
  • Lehreinheit 03
  • Lehreinheit ...
• Zentral
  • Leistungsbereich 01
  • Leistungsbereich 02
  • Leistungsbereich 03
  • Leistungsbereich 04

In diesen Beispiel sind unterhalb der Lehreinheit 01 bis Lehreinheit ... keine weiteren Untergruppen vorhanden aber dort sollen die Innenaufträge eingepflegt werden.

Gleiches gilt für die Zuordnung der Innenaufträge zu den einzelnen Leistungsbereichen, die ebenfalls die unterste Gliederungsebene fürs Reporting umfasst. Wobei es hier natürlich nicht nur 4 Lehreinheiten oder 4 Leistungsbereiche gibt sondern wesentlich mehr... man könnte beinahe von einen ganzen Katalog an Kriterien oder gar Leistungsbereiche sprechen.

Sowohl in der Transaktion KOH2 (Auftragsgruppe ändern) als auch FM_SETS_FUND2 (Fondsgruppe ändern) können die obersten Knoten oder auch direkt die unterste Gruppenknoten gepflegt werden. Für die Anlage neuer Projekte ist bei der Fondsgruppe die Schaltfläche Fonds  und bei den Innenaufträgen die Schaltfläche Auftrag)  zu wählen.

Alternativ kann dieses auch im Menü statt der Schaltflächen über

• BEARBEITEN
• FONDS
  beziehungsweise.
  AUFTRAG
• FONDS EINFÜGEN
  oder
  AUFTRAG EINFÜGEN

möglich.

Danach sind 10 leere Felder eingefügt über die dann neue Einträge hinzugefügt werden können. Diese Funktion kann auch mehrfach erfolgen.

Aufsteigende oder Absteigende Sortierung der Einzelwerte

Praktischerweise muss sich um die Reihenfolge der Einträge keine Gedanken gemacht werden, wenn nach erfolgter Pflege auf die Gruppe geklickt wird und entweder über die rechte Maustaste die Funktion "Aufsteigend sortieren" oder ebenfalls über BEARBEITEN-> AUFTRAG oder FONDS-> die Funktion AUFSTEIGEND oder ABSTEIGEND SORTIEREN gewählt wird.

Massenpflege von Stammdatengruppen (SETS) am Beispiel der Innenauftragsgruppen im Modul CO-OM (Controlling Gemeinkostencontrolling)

Die neuen Projekte liegen inklusive einer Zuordnung der jeweiligen Stammdatengruppe als eine Arbeitsmappe in Excel (bzw. einer Tabellenkalkulation vor), so dass der naheliegende Gedanke war diese per Massenverarbeitung einzuspielen. Ebenso wie ein Kollege hatte ich hier den Gedanken die Pflege der Gruppen, wie im Artikel "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" beschrieben durch Aufzeichnen der Transaktion KOH2 und Upload einer CSV Datei einzuspielen.

Während ich keinen Erfolg beim eCATT hatte schien auch die LSMW hier nicht das geeigneteste Instrument zu sein. Das Hinzufügen neuer Einträge scheint hier nicht unterstützt zu werden. Ebenso gibt es auch keinen Massenupload aus der Zwischenablage in der Stammdatengruppenpflege.

Lösunngsansatz KOK4 Sammelbearbeitung von Innenaufträgen

Besonders schätzenswert ist an meinen Kollegen jedoch, dass er ebenfalls um die Ecke denken kann und so haben wir dann gemeinsam tatsächlich eine nciht ganz saubere aber dennoch funktionierende Lösung gefunden, sofern eine Gruppe tatsächlich nicht weitere Untergruppen hat.

Innerhalb der Transaktion KOK5 können nicht nur Stammdatenlisten über eine Selektionsvariante erzeugt werden sondern auch über ZUSÄTZE->AUFTRAGSGRUPPE ERZ. eine neue Auftragsgruppe angelegt werden. Direkt ist dieses auch über die Maschinelle Sammelbearbeitung Innenaufträge (Transaktion KOK4) möglich.
 

Exkurs Sammelbearbeitung Innenaufträge

Wobei neben der Anlage von Innenauftragsgruppen hier über die Funktionsauswahl auch andere Möglichkeiten bestehen.

Die Transaktion KOK4 hatte ich im Artikel "Plankopie Innenaufträge" beschrieben, da im Rahmen der Vorbereitungen einer Plankopie über die Funktionsauswahl auch eine Statusänderung (z.B. Sperre von Innenaufträgen) aufgerufen und wieder aufgehoben werden können.

Ebenso kann hier auch eine Löschvormerkung gesetzt werden oder Innenaufträge abgeschlossen werden. Die Änderungsbelege zum Status von Innenaufträgen können unter anderen durch eine Query, wie im Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" beschrieben, ebenfalls ausgwertet werden.

Unter der Ablaufsteuerung gibt es den Punkt Auftragsgruppe erzeugen und die Möglichkeit Gruppe und Bezeichnung mitzugeben.

In der Selektionsvariante kann im Feld Auftrag über die Mehrfachauswahl der Button "Upload aus Zwischenablage" gewählt werden und so eine Vielzahl von Innenaufträgen eingefügt werden.

Unsere Überlegung war es nun die bestehenden Einträge über die oben erwähnte Query zur Auswertung der Gruppen mit Einzelwerten auszuwerten um die neuen Elemenente (hinzugekommenen Innenaufträge) zu ergänzen und dann die zu pflegende Gruppe zu löschen und über die KOK4 neu anzulegen und dabei sowohl die neuen als auch die alten Einträge in der Selektionsvariante als Basis zu verwenden.

Fazit und alternative Überlegungen

Zwar ist dieses nicht die eleganteste Möglichkeit, aber die Pflege von entsprechenden Selektionsvarianten (oder Bearbeitung einer temporären Selektionsvariante) ist dann tatsächlich eine brauchbarer Weg, wenn die Anzahl der hinzugekommenen Projekte eine kritische Masse übersteigen.

In der Praxis haben wir uns dann gegen diese Vorgehensweise entschieden, da es letztendlich doch weniger Projekte waren und auch manuell diese schnell eingefügt waren, aber der Austausch über alternative Möglichkeiten ist etwas, dass ich immer wieder sehr schätze und mich persönlich auch regelmäßig freut.

Leider gibt es eine Pflege wie die KOK4 für die PSM-Stammdaten wie Fonds tatsächlich nicht. Hier ist also tatsächlich die direkte Bearbeitung der Gruppe notwendig. Bei Kostenstellen ist die Pflege zumindest der Standardhierarchie über die Transaktion KS12 bzw. KS12N möglich. Hierbei handelt es sich um eine Variante der Transaktion MASS zum Objekttyp BUS0012 Kostenstelle wobei hier bestimmte Daten schon vorbelegt sind.

Isa Bodur von thinkdoforward ist im Beitrag "SAP MASS – so einfach könntest du das Projekt retten." darauf eingegangen.
 

Import und Export per Zusätze und Dateisystem

Eine andere denkbare Alternative war noch der Gedanke innerhalb der Pflegetransaktionen der Gruppe über ZUSÄTZE->IMPORTIEREN beziehungsweise vorher EXPORTIEREN über den Präsentationsserver über eine Export-Datei zu nutzen. Allerdings ist der Aufbau der Datei nicht so ganz ohne und ein Versuch hier die Datei zu bearbeiten.

Vor der Gruppenpflege Kontrolle

Grundsätzlich ist die Frage, wie mit SETS und der Aktualisierung von Stammdatengruppen umzugehen ist, etwas, um das sich wirklich Gedanken gemacht werden sollte, ebenso wie die Frage, ob bestehende Gruppen gelöscht werden oder hin und wieder auch tatsächlich ein Frühjahrsputz ausgeführt wird.

Verknüpfung der Einzelbelege mit entsprechenden Stammdatenlisten

Dieses ist auch der Grund, warum ich oftmals gerne Bewegungsdaten komplett auswerte und diese dann später näher analysiert wird. Zum Beispiel über eine Query, die mir zu den Projekten dann weitere Daten hinzufügt.

So nutze ich hier gerne eine Query zur "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" oder auch die Nutzung von PSM-FM Finanzierungszwecke.

Im Artikel "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion" sind die Grundlagen zur Anlage eines Finanzierungszweckes festgehalten und im Artikel "Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik" ist dieses anhand eines Praxisbeispiel ausführlicher geschildert.

Austausch rund um SAP Empfehlungen aus der Praxis für die Praxis

Sollte jemanden eine andere Vorgehensweise zur Massenpflege von Stammdatengruppen haben, würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen. Gerade bei solchen Themen sind einzelne Empfehlungen und Kniffe aus der Praxis sicherlich nicht nur im Bereich Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling von Interesse.

Hier erhalte ich aber auch so schon hin und wieder im direkten Gespräch, per Mail oder auch auf anderen Wege immer einmal wieder die ein oder andere Anregung. Vielen Dank dafür an dieser Stelle und viele Grüße an die Kolleginnen und Kollegen der hessischen aber auch anderer Hochschulen.

Im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query"  bin ich das letzte Mal auf das Thema Customizing im Bereich der CO Innenaufträge eingegangen. Das entsprechende Auftragslayout wird dabei einer Auftragsart zugewiesen, so dass für die dieser Auftragsart zugeordneten Innenaufträge die neuen Stammdatenfelder gepflegt werden können.

Neben der Zuordnung von Stammdaten oder Status von Innenaufträgen die zur Selektion wie unter "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" beschrieben worden sind ist  auch die Nutzung einer Auftragsabrechnungvorschrift beziehungsweise ein Abrechnungsprofil bestehend aus Verrechnungsschemat und Ursprungsschema sehr nützlich um unterschiedliche Kostenarten über eine Abrechnungskostenart zum Beispiel auf Kostenstelle oder andere Innenaufträge abzurechnen. Das entsprechende Customizing habe ich im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« ausführlicher beschrieben.

Für eine bestehende Auftragsart bzw. Nummernintervall von CO Innenaufträgen soll sich nun jedoch das Abrechnungsprofil geändert werden, so dass bestimmte Kostenarten bei der Auftragsabrechnung anders abgerechnet werden. Dieses trifft aber nur auf einzelne innerhalb des Nummernintervalls vergebene Innenaufträge zu. Daher möchte ich hier gerne die Gelegenheit nutzen und noch einmal festhalten, wie der Zusammenhang von Auftragsart und Nummernkreis gegeben ist. Das entsprechende Customizing ist auch im Buch »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«  erläutert aber hin und wieder treffe ich auch hier im Blog auf die Frage, ob einer Auftragsart zwei Nummernkreise zugeordnet werden können beziehungsweise wie der Zusammenhang von Nummernkreis und Auftragsart gegeben ist.

Anlage Auftragsart

Die Anlage einer Auftragsart ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Auftragsstammdaten
• Auftragsarten definieren

beziehungsweise mit der Transaktion KOT2_OPA möglich. Jedoch kann dieser nicht direkt einen Nummernkreis zugeordnet werden, sondern ist anfangs erst einmal ohne Nummernkreis vorhanden.

Nummernkreis für Aufträge pflegen

Die Pflege der Nummernkreise ist ebenfalls im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Auftragsstammdaten
• Nummernkreise für Aufträge pflegen

beziehungsweise in der Transaktion KONK möglich.

Über die Schaltfläche Gruppen pflegen (mit Bleistift) oder die Taste F6 kann nun entweder eine neue Gruppe angelegt werden oder im Abschnitt "nicht zugeordnete Elemente" de neu angelegte Auftragsart markiert (angeklickt) werden und über die Schaltfläche "Element/Gruppe zuordnen" oder die Taste F7 einer Gruppe und damit Nummernkreis zugeordnet werden.

Dieses ist relativ unproblematisch bei einer externen Nummernvergabe von Innenaufträgen. Sofern jedoch eine interne Nummernvergabe vorgesehen ist, ist eine Zuordnung ggf. problematisch da auch im Nummernkreis der aktuelle Stand der Nummernvergabe hinterlegt sit. Entsprechend wird empfohlen die Zuordnung der Auftragsarten zu den Nummernkreisen erst im Produktivsystem vorzunehmen. Für Customizing im SAP Modul Controlling kann ich nebenbei auch das Buch »SAP-Controlling – Customizing: SAP CO erfolgreich anpassen und konfigurieren« von Martin Munzel und Renata Munzel empfehlen.

Auftragsarten teilen Nummernkreisintervalle KONK

Eine häufig auftretende Frage ist nun aber tatsächlich, ob sich mehrere Innenaufträge oder vielmehr Auftragsarten einen Nummernkreis teilen können. Dieses ist tatsächlich möglich und stellt hier kein Problem dar. Dieses bedeutet auch, dass zwei Innenaufträge unterschiedlicher Auftragsarten nicht eine identische Auftragsnummer haben können. Technisch wird die Auftragsnummer in der Stammdatentabelle AUFK gespeichert, so dass beim Versuch einen neuen Auftrag mit der gleichen Auftragsnummer anzulegen (bei externer Nummervergabe) die Fehlermeldung Meldungsnr. KO144 Auftrag existiert bereits ausgegeben, da nicht zwei Aufträge mit der gleichen Nummer angelegt werden können.

Bei interner Nummernvergabe verfährt SAP vergleichbar und wählt stets die nächste freie Nummer zur Anlage eines CO Innenauftrages.

CO Innenaufträge im Berichtswesen in CO-OM, EC-PCA und auch PSM-FM

Wenn es um das Thema Berichtswesen in Bezug auf CO Innenaufträge geht möchte ich an dieser Stelle auch noch auf die Möglichkeiten der "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag" sei es durch Userexit für kundeneigene Zusatzfelder im Stammsatz von CO Objekten oder durch die Anwendung der Klassfizierung im CO Innenauftrag hinweisen.

Was die oben erwähnte Selektionsvariante KOK5 anbelangt sollte der Artikel "Geschützte Selektionsvarianten entsperren" dabei helfen auch von anderen gesperrte/geschützte Selektionsvarianten wieder bearbeiten zu können.

Im Zusammenhang mit Report Painter kann anhand der verantwortlichen Kostenstelle, wie im Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" über das Flag "Daten zur verantwortlichen Kostenstelle einlesen" (technischer Name RESP_FLAG) alle zugeordneten Innenaufträge ausgwertet werden. Sofern eine Auswertung aus den Einzelposten der Profit Center Rechnung erfolgt ist im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" dieses näher beschrieben.

Im Hochschulbereich oder öffentlichen Dienst dürfte aber auch die Auswertung von CO Innenaufträgen zum Fond WIPLAN interessant sein. Dieses ist im Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 2/2 hier: Innenauftrag zum Fond WIPLAN" erläutert. Dieses dürfte im öffentlichen Dienst bei der Nutzung der Komponente Haushaltsmanagement (Public Sector Management - Funds Management) zutreffend sein. Wobei im Bereich des Public Sector management und Haushaltsmanagement auch die Fonds einiges an Mehrwert für Berichte anbieten. Als Beispiel sei hier "Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik" sowie die Möglichkeiten der Rechercheberichte erwähnt.
 

Ausgangslage:

Über die Transaktion KOK5 (Stammdatenliste Innenaufträge) ist es möglich auch das Feld Status eines Innenauftrages auszuwerten und so eine Liste aller gesperrten Innenaufträge zu erhalten. Leider ist der Auftragsstatus "gesperrt" nicht als Selektionsparameter bei der KOK5 vorhanden, so dass hier alle Aufträge ausgwertet werden müssen und später selektiert werden muss. Dieses erhöht zum Einen die Dauer der Auswertung und zum anderen werden bei der KOK5 nur bis zu 10.000 Innenaufträge angezeigt.

Dennoch möchte ich hier noch, bevor ich auf eine Lösung eingehe, auf die im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" vorgestellte Vorgehensweise verweisen.


Ein weiterer Nachteil ist, dass in der Spalte Sytemstatus-Zeile alle bisher den Auftrag erteilten Statusausprägungen ausgewiesen wird.
Diese Daten stammen intern aus der Struktur MKAUF und werden im Feld SYSST ausgewiesen. Der Nachteil ist, dass hier ein Eintrag zum Beispiel "FREI ABRV SPER" genannt werden kann.


Lösungsansatz:

Auch hier hilft die Objektnummer des Innenauftrages weiter, da innerhalb der Tabelle JEST jeder Status eines SAP Objektes festgehalten wird. Somit kann hier eine Verknüpfung zu den Stammdaten der Innenaufträge erstellt werden.

Der Nachteil ist, dass hier in mehreren Zeilen die einzelnen Status eines Auftrages festgehalten werden. Daher ist es sinnvoll, sich hier ebenfalls eine SAP Query zu bedienen.

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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1. Infoset definieren
Tabellen:
AUFK - Auftragsstammdaten
JEST - Einzelstatus pro Objekt
TJ02 - Systemstatus

Verknüpfungen:
AUFK-OBJNR <-> JEST-OBJNR
Wie unter ABRV beschrieben wird hier wiederum die Objektnummer verwendet um die Tabellen zu verknüpfen.

In der Tabelle JEST ist nun der vorhandene Status als Nummernfeld für jedes Objekt hinterlegt. In der Tabelle TJ02 erhalten wir allerdings auch die Bezeichnung dieses Status, so dass dieses Feld gerade bei der späteren Selektion sehr hilfreich ist.

Entsprechend legen wir als weitere Verknüpfung folgende an:
JEST-STAT <-> TJ02-ISTAT

Somit kann nachher in der Query auch über den Text bzw. die Beschreibung des Status verwendet werden.


2. Query definieren
Auch hier werden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Innenauftragsnummer AUFK-AUFNR (S,L)
Kurztext AUFK-KTEXT (L)
Name des letzten Änderers AUFK-AENAM (L)
Änderungsdatum des Auftragsstamms AUFK-AEDAT (L)

Einzelstatus pro Objekt JEST
Einzelstatus eines Objekts JEST-STAT (L)
Kennzeichen: Status inaktiv JEST-INACT (S)
Dieses Feld Status inaktiv, ist als Selektion wichtig, da eine einmal zugewiesene Sperre auch wieder deaktiviert werden kann. Daher wird dieses als weiteres Selektionsfeld mit angegeben.

Systemstatus TJ02
Systemstatus TJ02-ISTAT (S)
Durch Verwendung des Systemstatus aus der Tabelle TJ02 wird in der F4 Auswahlhilfe der Query dann auch die Beschreibung ausgegeben.

Zusatzfeld bzw. Textfeld
Zusatzfeld:
"Text:Systemstatus" TEXT_TJ02_ISTAT (L)

Handhabung der Query
Zur Handhabung der Query können nun alle Innenaufräge ausgewertet werden. Das Feld "Kennzeichen Status inaktiv" sollte auf BLANK oder ungleich X gesetzt werden (durch die Selektionsoptionen). Ferner kann hier der Status: I0043 für gesperrt
gewählt werden, so dass alle derzeit aktiv gesperrten Innenaufträge des Systems ausgewertet werden können.

Alternative: Systemstatus in einer Zeile je Auftrag ausgeben

Der Nachteil dieser Query ist, dass wenn kein Systemstatus vorselektiert wurde je Status eine extra Zeile pro Innenauftrag ausgegeben wird.
Im Artikel "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck" wird alternativ eine Methode beschrieben in der in der Stammdatenliste je Innenauftrag ein Zusatzfeld GESPERRT bei gesperrten Innenaufträgen mit ausgegeben wird. Dieses ist natürlich auch für andere Phasen eines Innenauftrages möglich.
 

Ausgangslage:
Für die Auftragsabrechnung werden innerhalb der Innenauftragsstammdaten Abrechnungsvorschriften für einzelnen Innenaufträge gepflegt. Diese können über die Transaktion KOSRLIST_OR Abrechnungsvorschriften (Rechhnungswesen->Controlling->Innenaufräge->Infosystem->Berichte zu Innenaufträgen->Stammdatenverzeichnis) ausgwertet werden.

Hier können für jeden Innenauftrag unter Position folgende Daten mit angeben werden:
- Empfänger
- Kurztext Empfänger
- Prozent
- Abrechnungsart
- Abrechnungsvorgang
- Version
- Gültig bis Jahr

Grundsätzlich ist diese Transaktion zur Kontrolle von gepflegten Abrechnungsvorschriften hilfreich. Der Nachteil ist hier in Form der Berichtsdarstellung.

Innerhalb des Berichtes werden als Kopfzeile der Innenauftra und auf einzelnen Positionen die entsprechenden Abrechnungsregeln ausgegeben. Ein Export
oder Vergleich gestaltet sich daher als recht schwierig.

Lösungsansatz:
Auch die Abrechnungsvorschriften sind in einer enstprechenden Tabelle hinterlegt.
Die Aufteilungsregeln der Abrechnungsvorschriften für die Auftragsabrechnung sind hierbei in der Tabelle COBRB gespeichert.

Hier werden in einzelne Tabellenzeilen die entsprechenden Abrechnungsempfänger hinterlegt. DIese werden entweder als Objektnummer in den Felder REC_OBJNR1 bzw. REC_OBJNR2 gespeichert können aber auch in den Feldern KOSTL und AUFNR entnommen werden.

Im vorliegenden Fall erfolgt eine Abrechnung je nach Ursprungszuordnung auf eine Kostenstelle oder Innenauftrag.

Lösung:
Entsprechend bietet sich eine Query über die beiden Tabellen

1.) Infoset definieren

AUFK - Auftragsstammdaten
COBRB - Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung an.

Hier sollte folgende Verknüpfung definiert werden.

AUFK-OBJNR <-> COBRB-OBJNR

Das Feld OBJNR hat in Tabellen eine besondere Funktion, da hier unterschiedliche Kontierungsobjekte festgehalten werden können. So werden beispielsweise Innenaufträge als OR* gespeichert, so dass hier eine entsprechende Verknüpfung erfolgen kann.

2. Query definieren
Auch hier weden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ


3.) Vergleich mit Innenauftragsstammdatenliste

Diese Liste der Abrechnungsvorschriften kann dann entweder mit der Stammdatenverzeichnis Aufträge (Transaktion KOK5) oder der Tabelle COAS oder einer Query (vergleichbar des vorherigen Infosets) verglichen werden, so dass hier durch einen Vergleich der erstellten Query und der vorhandenen Innenaufträge noch zu pflegende Innenaufträge erkannt werden können.

Für die Querylösung der Innenauftragsstammdaten bieten sich folgende Felder aus den Infoset über die Tabellen AUFK, CSKS, CSKT, CEPC und CEPCT an.

Auch hier weden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstelle (L,S) AUFK-KOSTV
Kostenstellentexte CSKT
Allgemeine Bezeichnung (L) CSKT-KTEXT
Auftragsstammdaten AUFK
Profitcenter (L,S) AUFK-PRCTR
Profit-Cener-Stammdaten Texte
Allgemeine Bezeichnung (L) CEPCT-KTEXT
Auftragsstammdaten AUFK
Kalkulationsschema (L) AUFK-KALSM

ACHTUNG:
Sofern es bei der Beschreibung der Kostenstellen oder Profit-Center Änderungen in der Bezeichnung gab, sind diese in den Tabellen CSKT und CEPCT mehrfach vorhanden. Hier werden dann auch die Auftragsstammdaten mehrfach mit angegeben. Entsprechend sollte ein Gültig Bis Feld als Selektionsfeld für die Bezeichnungen gewählt werden, oder alternativ die Bezeichnungen aus den Tabellen CPCT und CSKT weg gelassen werden.

Erweiterung:
Das Thema Abrechnungsvorschriften ist im Artikel "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" erneut aufgegriffen worden und hier ein wenig ausführlicher behandelt worden.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Neben den Istdaten ist gerade für das Controlling auch die Bearbeitung von Plandaten hilfreich. Hier können Umlagen, Verteilungen und auch einige sonstige Nebenrechnungen erfolgen. Grundlage sind hier die IST-Daten (Buchungen) des Rechnungswesen. Hierbei werden, je nach Modul (bzw. Rechnung) auf verschiedene Weise die Istdaten kopiert.

Kopie von Innenaufträge
Transaktion KO15 (Rechnungswesen-> Controlling-> Innenaufträge-> Planung-> Planungshilfen)
können über eine Selektionsvariante Innenaufträge kopiert werden. Hier ist es sinnvoll eine Selektionsvariante über eine Innenauftragsgruppe zu erfassen, die alle bestehenden Innenaufträge umfasst.

Danach können alle Istdaten (dieses umfasst bspw. auch statische Kennzahlen) kopiert werden. Sinnvoll ist hier jedoch vor der Kopie erst einen Testlauf durchzuführen, da ggf. manche Innenaufträge im zu kopierenden Jahr zwar Buchungsdaten haben aber schon gesperrt sind.

Sollten diese gesperrt sein, so können diese mittels STRG Y und STRG C aus der Hinweismeldung kopiert werden und per Innenauftragsmassenpflege entsperrt werden.


Sammelbearbeitung/Massenpflege Innenauftrag
Transaktion: KOK4
(Rechnungswesen-> Controlling-> Innenaufträge-> Stammdaten-> Speziele Funktionen-> Sammelbearbeitung)
Auch hier muss eine Selektionsvariante angelegt werden (bspw. Gesperrte Innenaufträge Planjahr 2010). Über die Funktionsauswahl kann dann mit diesen in der Selektionsvariante gepflegten Innenaufträge sowohl die Entsperrung als auch später die Sperre gesetzt werden.