Sonntag, 21. Mai 2023
16:45 Uhr
16:45 Uhr
Alternative zum Finanzierungszweck im Reporting mit BCS im PSM-FM Public Sector Management
Ein, insbesondere bei der Migration von ERP/ECC nach SAP S/4HANA, zu klärende Frage ist im SAP Modul PSM (Public Secotor Management - Öffentliche Verwaltung) FM (Funds Management - Haushaltsmanagement) die Frage der Zukunft des Stammdatums Finanzierungszweck für Fonds.
In den beiden Artikeln "Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik" und "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion" bin ich schon etwas ausführlicher auf die Frage der Verwendung des Finanzierungszwecks eingegangen.
Durch den notwendigen Wechsel von der klassischen Budgetierung nach BCS (siehe auch Artikel "Berichtswesen und Reporting-Tools nach Umstieg von klassische Budgetierung auf BCS im PSM-FM") kann der Finanzierungszweck nicht mehr als Gliederungselement (freies Merkmal, Spalte oder Zeile) im Recherchebericht genutzt werden, da künftig das Berichtswesen bei Auswertung von Budgetwerten ergänzend zu Ertrag und Aufwand statt mit Recherche nun mit Report Painter / Report Painter in der Bibliothek 4FM erfolgen muss.
In der Stammdatenpflege vom Fond kann dieser dann im Abschnitt Zusatzdaten im Feld Finanzierungszweck per F4-Auswahl (Werthilfe) ausgewertet werden.
Eine entsprechende Auswertung der Stammdaten kann zum Beispiel über die Stammdatenlisten (zum Beispiel Transaktion S_KI4_38000039 "Verzeichnis der Fonds") als Selektionsmerkmal, aber auch in der Liste der Fonds ausgewertet werden.
Bisher konnte es im Recherchebericht aus dem Abschnitt Navigation als Merkmal selektiert werden oder auch als eigenes Merkmal in einer Spalte definiert werden. Mit BCS steht das Merkmal leider nicht in der Bibliothek 4FM zur Verfügung.
In Ergebnis kann eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereich, Segment erfolgen und die Funktionsbereiche ermöglichen es auch, als eigene Positionen in der Bilanz/GuV auszuweisen oder eben auch im Berichtswesen verwendet zu werden.
Im Artikel "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" bin ich ausführlicher auf das Thema eingegangen.
Hier ist auch beschrieben, wie je Buchungskreis die Option "Geschäftsbereichs-Bilanzen" unter den Verfahrensparametern aktiviert werden kann, so dass eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereichen möglich ist.
Im Gegensatz zu Geschäftsbereichen muss für die Segmentberichtserstattung keine Geschäftsbereich-Bilanzen in den Einstellungen der globalen Daten zum Buchungskreis in den Verfahrensparaemetern aktiviert werden. Allerdings steht das Segment im Gegensatz zum Geschäftsbereich in der Transaktion S_ALR_87012284 nicht als Selektionskritierium unter Verkehrszahlenabgrenzung zur Verfügung.
Die Aktivierung erfolgt im Customizing der Finanzbuchhaltung über
Dies ist per FI Customizing entsprechend einzustellen. Interessant ist nun die Frage, wie dies im Haushaltsmanagement abgeleitet werden kann.
Funktionsbereich in Bilanz/GuV
Innerhalb der Bilanz/GuV (Transaktion F.01) kann in der Bilanz und GuV Struktur auch der Funktionsbereich als Gleiderungselement hinterlegt werden. Im Standard wird die Bilanz/GuV Struktur als GKV mit den einzelnen Konten dargestellt.
Ableitung Funktionsbereich bei Buchung auf Kostenstelle (Landesmittel)
Unter BCS ist hier ein Fond den einzelnen Kostenstellen, die entsprechenden Finanzstellen zugeordnet sind vorgegeben. Dies ist nicht mehr als Blank "", sondern muss als eigenständiger Fond zum Beispiel WIPLAN angelegt werden.
Per FMDERIVE erfolgt auch hier die passende Zuordnung
Während jetzt aber die Drittmittelprojekte (Fonds) unterschiedlichen Funktionsbereichen per 1:1 zugeordnet werden können, stellt der Fond WIPLAN eine Besonderheit dar.
Da die einzelnen Kostenstellen unterschiedlichen Funktionsbereichen zugeordnet sind, wird auch der Fond WIPLAN unterschiedlichen Funktionsbereichen (ja nach Zuordnung der Kostenstelle) zugeordnet.
Verwendung der Elemente im Report Painter / Report Writer
Anhand folgender Tabelle habe ich die einzelnen Elemente in üblichen Bibliotheken (mit Schwerpunkt neues Hauptbuch) zusammengefasst.
Zumindest im Berichtswesen scheint hier die Bibliothek 0FL geeignet zu sein. Sollte aber ein Bericht im im PSM-FM erfolgen ist in der Bibliothek 4FM nur der Funktionsbereich vorhanden, so dass hier als Alternative zum Finanzierungszweck bei Sicht auf Finanzstelle und Fond nur die Nutzung des Funktionsbereich auf ersten Blick in Frage kommt.
Im Ergebnis ist hier, wie sinnvollerweise aber auch sonst, eine Abstimmung der Anforderungen des Berichtswesens mit der Finanzbuchhaltung und des Controllings sinnvoll und wichtig.
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In den beiden Artikeln "Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik" und "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion" bin ich schon etwas ausführlicher auf die Frage der Verwendung des Finanzierungszwecks eingegangen.
Durch den notwendigen Wechsel von der klassischen Budgetierung nach BCS (siehe auch Artikel "Berichtswesen und Reporting-Tools nach Umstieg von klassische Budgetierung auf BCS im PSM-FM") kann der Finanzierungszweck nicht mehr als Gliederungselement (freies Merkmal, Spalte oder Zeile) im Recherchebericht genutzt werden, da künftig das Berichtswesen bei Auswertung von Budgetwerten ergänzend zu Ertrag und Aufwand statt mit Recherche nun mit Report Painter / Report Painter in der Bibliothek 4FM erfolgen muss.
Grundlagen Finanzierungszweck
Innerhalb der Stammdaten können die Finanzierungszwecke unabhängig vom Fond gepflegt werden. Dies ist im SAP Menü unterhalb der Fonds mit den Transaktionen FM6I (Anlage), FM6U (Ändern) und FM6S (Anzeigen) möglich. Eine Übersicht der im System vorhandenen Finanzierungszwecke kann über die Tabelle FMFUSE "FIFM: Verwendungszweck von Drittmitteln" eingesehen werden.In der Stammdatenpflege vom Fond kann dieser dann im Abschnitt Zusatzdaten im Feld Finanzierungszweck per F4-Auswahl (Werthilfe) ausgewertet werden.
Eine entsprechende Auswertung der Stammdaten kann zum Beispiel über die Stammdatenlisten (zum Beispiel Transaktion S_KI4_38000039 "Verzeichnis der Fonds") als Selektionsmerkmal, aber auch in der Liste der Fonds ausgewertet werden.
Bisher konnte es im Recherchebericht aus dem Abschnitt Navigation als Merkmal selektiert werden oder auch als eigenes Merkmal in einer Spalte definiert werden. Mit BCS steht das Merkmal leider nicht in der Bibliothek 4FM zur Verfügung.
Auswertung von Finanzierungszweck
Hier ist zwischen der klassischen Budgetierung (KB) und Budget Controll System (BCS) zu unterscheiden:- Klassische Budgetierung (KB)
- Berichtswesen über Rechercheberichte (Formular und Bericht)
- Finanzierungszweck kann als freies Merkmal für Spalten aber auch in der Selektion verwendet werden
- Budget Control System (BCS)
- Berichtswesen per Report Painter/Report Writer Bibliothek 4FM
- Finanzierungszweck ist nicht als Merkmal für Spalten, Zeilen oder Allgemeine Selektion verfügbar
Alternativen zum Finanzierungszweck
Hier im Blog habe ich die ein oder andere Möglichkeit(en) im Bereich Berichtswesen schon in Betracht gezogen.- Geschäftsbereich
Kann im Stammsatz von Innenauftrag, Kostenstelle hinterlegt werden oder auch bei der Belegerfassung mitgegeben werden - Segment
Kann im Stammsatz der Profitcenter mit der "neuen Profitcenterrechnung" hinterlegt werden. Alternativ kommt eine Programmierung über Substitution anhand einer Ableitung über weitere Buchungsinformationen des FI - Buchuhaltungsbeleg infrage. - Funktionsbereich
Hier erfolgt die Ableitung über CO Objekt (Kostenstelle, Innenauftrag), Sachkonto, Substitution (Programmierung) oder durch manuelle Eingabe im Beleg
In Ergebnis kann eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereich, Segment erfolgen und die Funktionsbereiche ermöglichen es auch, als eigene Positionen in der Bilanz/GuV auszuweisen oder eben auch im Berichtswesen verwendet zu werden.
Geschäftsbereich
Eine Pflege des Geschäftsbereiches erfolgt in der Kostenstelle im Abschnitt Grunddaten und beim CO Innenauftrag unter den Zuordnungen. Dabei ist ggf. eine Anpassung des Auftragslayout (Feldliste) in der Transaktion KOT2_OPA erforderlich.Im Artikel "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" bin ich ausführlicher auf das Thema eingegangen.
Hier ist auch beschrieben, wie je Buchungskreis die Option "Geschäftsbereichs-Bilanzen" unter den Verfahrensparametern aktiviert werden kann, so dass eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereichen möglich ist.
Segment
Das Segment kann in den Grunddaten zum Profitcenter hinterlegt werden. Alternativ ist auch eine Substitution möglich, die im Artikel "Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)" beschrieben ist.Im Gegensatz zu Geschäftsbereichen muss für die Segmentberichtserstattung keine Geschäftsbereich-Bilanzen in den Einstellungen der globalen Daten zum Buchungskreis in den Verfahrensparaemetern aktiviert werden. Allerdings steht das Segment im Gegensatz zum Geschäftsbereich in der Transaktion S_ALR_87012284 nicht als Selektionskritierium unter Verkehrszahlenabgrenzung zur Verfügung.
Funktionsbereich
Eine dritte Option wäre die Nutzung des Funktionsbereiches. Im Artikel "Grundlagen Funktionsbereich im Umsatzkostenverfahren (UKV) und Haushaltsmanagement (PSM-FM)" ist dieser aus FI Sicht schon näher beschrieben, sodass ich hier nur auf die Besonderheiten im Haushaltsmanagement eingehen möchte.Die Aktivierung erfolgt im Customizing der Finanzbuchhaltung über
- Finanzwesen
- Grundeinstellungen Finanzwesen
- Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
- Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung aktivieren
- Funktionsbereich definieren
- CO Objekt: Kostenstelle, Innenauftrag (wobei hier im Customizing eine Zuordnung auch per Kostenstellenart, Auftragsart erfolgen kann)
- Sachkonto
- Substitution für das Umsatzkostenverfahren definieren (Programmierung)
- Manuelle Eingabe im Beleg
Dies ist per FI Customizing entsprechend einzustellen. Interessant ist nun die Frage, wie dies im Haushaltsmanagement abgeleitet werden kann.
Funktionsbereich in Bilanz/GuV
Innerhalb der Bilanz/GuV (Transaktion F.01) kann in der Bilanz und GuV Struktur auch der Funktionsbereich als Gleiderungselement hinterlegt werden. Im Standard wird die Bilanz/GuV Struktur als GKV mit den einzelnen Konten dargestellt.
Ableitung Funktionsbereich für (Drittmittel)Projekte als Fonds
Eine Buchung auf einen CO Innenauftrag wird häufig in der FMDERIVE wie folgt umgewandelt:- Verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag = Finanzstelle
- Sachkonto / Kostenart = Finanzposition
- Nummer Innenauftrag = Nummer Fond
Ableitung Funktionsbereich bei Buchung auf Kostenstelle (Landesmittel)
Unter BCS ist hier ein Fond den einzelnen Kostenstellen, die entsprechenden Finanzstellen zugeordnet sind vorgegeben. Dies ist nicht mehr als Blank "", sondern muss als eigenständiger Fond zum Beispiel WIPLAN angelegt werden.
Per FMDERIVE erfolgt auch hier die passende Zuordnung
- CO Kostenstelle = Finanzstelle
- FOND wird auf WIPLAN gesetzt
- Sachkonto / Kostenart = Finanzposition
Während jetzt aber die Drittmittelprojekte (Fonds) unterschiedlichen Funktionsbereichen per 1:1 zugeordnet werden können, stellt der Fond WIPLAN eine Besonderheit dar.
Da die einzelnen Kostenstellen unterschiedlichen Funktionsbereichen zugeordnet sind, wird auch der Fond WIPLAN unterschiedlichen Funktionsbereichen (ja nach Zuordnung der Kostenstelle) zugeordnet.
Verwendung der Elemente im Report Painter / Report Writer
Anhand folgender Tabelle habe ich die einzelnen Elemente in üblichen Bibliotheken (mit Schwerpunkt neues Hauptbuch) zusammengefasst.
- Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung"
- Bibliothek 6O1 "Innenaufträge"
- Bibliothek 4FM "FM BCS Reporting"
- Bibliothek 0FL "Neues Hauptbuch"
- Bibliothek 0FS "FI-GL (neu): Summen und stat. Kennz"
- Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" (klassische Profitcenterrechnung)
| 1VK | 6O1 | 4FM | 0FL | 0FS | 8A2 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tabelle | CCSS | CCSS | FMRBCS | FAGLFLEXT | FAGLFLEXR | GLPCT |
| Geschäftsbereich | (GSBR) | GSBR | RBUSA | RBUSA | (GSBER) | |
| Funktionsbereich | FKBR | FKBR | RFUNCAREA | RFAREA | RFAREA | RFAREA |
| Segment | SEGMENT | SEGMENT |
Zumindest im Berichtswesen scheint hier die Bibliothek 0FL geeignet zu sein. Sollte aber ein Bericht im im PSM-FM erfolgen ist in der Bibliothek 4FM nur der Funktionsbereich vorhanden, so dass hier als Alternative zum Finanzierungszweck bei Sicht auf Finanzstelle und Fond nur die Nutzung des Funktionsbereich auf ersten Blick in Frage kommt.
Fazit
Bei der Einführung einer Alternative zum Finanzierungszweck sind also folgende Fragen zu klären:- Welche Objekte sollen künftig gepflegt und gebucht werden?
(Geschäftsbereich, Segment, Funktionsbereich) - Ist eine solche Darstellung im Berichtswesen erforderlich?
- Welche Finanzierungszwecke wurden bisher im Berichtswesen verwendet?
- Beispiele wären BUNDESMITTEL, DFG, EU, ....
- Reicht die Hinterlegung in einer Stammdatenliste aus?
- Werden durch diese neuen Optionen ggf. neue Berichtsanforderungen zu erfüllen möglich?
- Denkbar wäre hier eine Darstellung von einzelnen Geschäftsbereichen oder Funktionsbereichen als Betriebe gewerblicher Art
- Ebenso könnten hier, insbesondere im Hochschulberichtswesen, einzelne Produkte gesondert dargestellt werden die bisher über einzelne Kostenstellen oder Projekte dargestellt worden sind.
- Denkbare Produkte: Landesbibliotheken, botanische Gärten, Zentren, .... oder andere Produkte im Haushaltsplan
Im Ergebnis ist hier, wie sinnvollerweise aber auch sonst, eine Abstimmung der Anforderungen des Berichtswesens mit der Finanzbuchhaltung und des Controllings sinnvoll und wichtig.
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Diesen Artikel zitieren:
Unkelbach, Andreas: »Alternative zum Finanzierungszweck im Reporting mit BCS im PSM-FM Public Sector Management« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 21.5.2023, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1325 (Abgerufen am 23.11.2024)
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